Unternehmensdokumente
Certificate of Formation oder Articles of Organization, Operating Agreement oder Corporate Bylaws sowie gegebenenfalls Certificate of Good Standing.
Personen und Eigentümer
Reisepass, Wohnsitznachweis und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten werden häufig verlangt.
Geschäftsmodell belegen
Website, Verträge, Rechnungen, Lieferanten und erwartete Transaktionen helfen dem Anbieter, die Aktivität zu verstehen.
Alle Angaben müssen dieselbe Geschichte erzählen
Firmenname, Anschriften, Eigentümer, Geschäftszweck und erwartete Transaktionen sollten in Gründungsdokumenten, EIN-Unterlagen, Website und Bankantrag übereinstimmen. Abweichungen sind nicht automatisch unzulässig, müssen aber verständlich erklärt werden. Erstellen Sie vor dem Antrag eine Masterliste der geprüften Angaben und aktualisieren Sie sie bei jeder Änderung.
Geschäftstätigkeit statt nur Gesellschaft nachweisen
Ein Registerauszug zeigt, dass die Gesellschaft existiert, nicht dass das Geschäftsmodell nachvollziehbar ist. Banken und Plattformen können Verträge, Rechnungen, Lieferanten, Produktseiten, Preislisten oder Angaben zu Kundenländern verlangen. Neue Unternehmen sollten einen plausiblen Markteintrittsplan und erwartete Zahlungsströme vorbereiten, ohne vorhandene Umsätze vorzutäuschen.
Adressen nach ihrer Funktion kennzeichnen
Unterscheiden Sie Wohnanschrift, Registered-Agent-Adresse, Postadresse und tatsächlichen Betriebsort. Eine Adresse kann für staatliche Zustellungen geeignet sein und dennoch von einer Bank nicht als Geschäftsadresse akzeptiert werden. Geben Sie deshalb transparent an, wo Leitung, Leistungserbringung und Postverarbeitung stattfinden.
Eine wiederverwendbare Compliance-Akte führen
Speichern Sie aktuelle und historische Fassungen mit Datum, Quelle und verantwortlicher Person. Sinnvoll sind getrennte Ordner für Formation, Eigentümer, Steueridentifikation, Verträge und Konto-Unterlagen. So lassen sich Nachfragen, weitere Anbieterprüfungen und spätere Änderungen konsistent beantworten.